Article Details

Bagian Front Office Dan Tugasnya Di Sebuah Departemen Hotel. Mungkin dari beberapa orang yang belum mengetahui tugas front office, beranggapan bahwa pekerjaan ini hanya dituntut untuk berpenampilan menarik dan rapi. Padahal tidak hanya itu, kegiatan front office juga harus memiliki pengetahuan yang luas dan kualitas pelayanan yang baik dalam melayani para tamu yang hadir. Sebab front office memiliki peran penting `dari sebuah bagian kantor di depan sebuah perusahaan. Yang biasanya terletak di bagian yang mudah di lihat oleh tamu.

Lalu kalau dilihat dari posisi dari front office pasti memiliki maksud dan tujuan tertentu. Fungsi tersebut seperti menerima tamu yang berkunjung. Selain itu juga bisa berfungsi untuk tempat administrasi para tamu. Sedangkan untuk masalah pertanyaan dari para tamu, juga akan dilayani di bagain front office. Yang kemudian pertayaan tersebut akan di proses ke departemen perhotelan atau perusahaan. Semua itu dilakuakn untuk memberikan kepuasan kepada para tamu yang berkunjung ke suatu perusahaan atau perhotelan.

Oleh karena itu, hampir semua kegiatan yang ada di front office selalu berhubungan dengan para tamu, baik yang datang secara tidak langsung atau tidak langsung. Sedangkan untuk tugas yang paling umum front office adalah melayani para tamu yang masuk dan membant beberapa pekerjaan kantor. Tugas tesebut seperti menjawab telephone, mesin faks, megetik dan lain-lain. Yang kamudian akan di bahas secara detail, tentang uraian pekerjaan di dalam front office.

Bagian Front Office Dan Tugasnya Di Dalam Sebuah Hotel

1. Greeter And Bell Boy

Tugas yang harus dilakukan pada bagian greenter and bell boy adalah menyapa dan menyambut para tamu yang hadir di dalam departemen perhotelan. Yang kemudian para tamu akan di antar oleh greeter and bell boy menuju resepsionis.

2. Front Desk Attendant/Reception

Tugas front desk attendant atau biasa disebut dengan reception adalah menyapa dan meyambut para tamu yang datang di front desk attendant dengan ramah. Lalu membuat regristasi para tamu, menangani para tamu yang hadir (chek-in). Selain itu bertugas untuk menerima dan mencatat uang deposit dari para tamu yang berkunjung, mencatat data para tamu yang sudah melakukan chek-in untuk dijadikan laporan harian. Dan tugas yang terakhir adalah menghitung dan bertangung jawab untuk uang  yang didapatkan dari kunjungan para tamu dalam bertugas pada hari tersebut.

3. Bell Driver

Aktifitas yang wajib dilakukan oleh bell driver adalah menjemput dan mengantar tamu hotel ke suatu tempat yang ingin di tuju. Lalu menjemput tamu dari suatu bandara, terminal atau stasiun dengan ramah dan sopan. Sedangkan kriteria untuk oarang yang bertugas dibagian bell driver adalah orang yang memiliki kebiasaan untuk membantu seseorang, sifat ramah, suka berkomunikasi dan menguasi rute perjalanan di suatu kota.

4. Guest Relation Officer (GRO)

Tugas di bagian guest relation officer atau disingkat dengan GRO adalah melayani para tamu V.I.P atau V.VIP yang berkunjung ke hotel. Pelayanan diberikan sejak tamu melakukan chek-in sampai tamu V.I.P atau V.VIP dan memenuhi kebutuhan tamu tersebut. Untuk posisi  GOR ini kebanyakan dilakukan oleh seorang perempuan sangat jarang lelaki berada di bagian GOR dalam sebuah perhotelan. Selain itu syarat untuk menjadi GOR yang baik adalah orang tersebut harus memiliki daya bicara yang baik, ramah dan menguasai beberapa bahasa. Setidaknya bahasa Indoensia dan Bahasa Inggris yang baik dan benar.

5. Telephone Operator (Call Center)

Telephone operator memiliki tugas untuk menerima dan menjawab telephone yang ada di suatu hotel yang berasal dari calon para tamu yang ingin mengetahui informasi lewat telephone. Selain mengangkat telephone dari para tamu call center juga memiliki kewajiban untuk menjawab semua telephone yang masuk. Kemudian pada waktu malam hari tugas call center adalah merekap semua aktifitas dan biaya telephone yang masuk dan keluar pada waktu siang hari dan menghubungi para tamu yang telah memesan.

6. Front Office Admin

Job yang harus dilakukan dibagian front office atau FO adalah melakukan semua kegiatan administrasi dokumen dan melayani permintaan barang-barang ke gudang. Pada umumnya disuatu hotel, FO admin merangkap juga sebagai FDA. Tetapi semua itu tergantung dengan kebutuhan dan wewenang dari FO manager.

7. Night Audit

Night audit memiliki peran untuk memeriksa dan mencocokan data yang bersumber dari data yang berasal dari komputer front desk agent dengan transaksi keuangan. Yang kedua night audit juga bertugas untuk menghitung Occupancy setiap bulan dari suatu hotel. Hal tersebut bertujuan untuk dijdikan sebagai sumbeer data bagi General Manager dalam membuat keputusan. Waktu bekerja untuk seorang night audit sendiri adalah pada waktu malam hari.