Article Details

Tugas dan tanggung jawab accounting department di hotel memang cukup kompleks. Karena staff yang kerja di bagian ini memiliki tanggung jawab yang besar, terutama untuk mengidentifikasi dan mendata semua biaya yang keluar dan masuk di hotel.

Bagian Accounting dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Jumlah staff di bagian accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan. Staft Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual.

Sebagai contoh adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan dikirim kembali ke bagian accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Tergantung SOP yang berlaku di hotel tersebut.

Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke kantor pusat. Selanjutnya pihak terkait membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di bagian accounting.

Tugas dan Tanggung Jawab Accounting Department di Hotel

1. Memastikan pembukuan keuangan kantor tersedia dan terlaksana dengan baik sesuai dengan target.
2. Memastikan posting jurnal operasional ke dalam sistem terlaksana dengan baik.
3. Memastikan laporan keuangan perusahaan tersedia dan terdistribusi kepada manajemen dengan baik.
4. Memastikan data jurnal akuntansi terinput ke dalam sistem yang dimiliki perusahaan tanpa ada yang terlewatkan.
5. Memastikan pemeriksaaan dan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan transaksi keuangan terlaksana dengan baik.
6. Memastikan rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial terlaksana dengan baik.
7. Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel.
8. Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel.
9. Membuat laporan keuangan hotel baik pendapatan maupun pengeluaran.

struktur organisasi accounting department hotel

Finance Manager

• Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur
• Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
• Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )
• Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
• Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

Accounting Supervisor

• Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager
• Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

Night Audit

• Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
• Membuat summary revenue pada malam hari
• Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. ManagerInternal Auditor
• Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir
• Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan
• Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

Cost Controller

• Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi
• Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager
• Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
• Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
• Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Purchasing Supervisor

• Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier
• Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order
• Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Store Room Supervisor

• Menjaga semua barang yang ada di gudang
• Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
• Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Chief Cashier

• Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore
• Bekerja sama dengan Night Audit
• Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
• Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

Accountant

• Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
• Memimpin pekerjaan bawahan :

City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper

• Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
• Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

City Ledger

• Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
• Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
• Membuat daftar piutang untuk Accountant
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Account Receivable

• Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
• Membuat Summery Revenue
• Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie
• Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

General Cashier

• Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran
• Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
• Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper
• Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Account Payable

• Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )
• Membuat summary bulanan pembelian
• Memproses uang pengeluaran Hotel
• Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Book Keeper

• Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
• Bertanggung jawab langsung kepada Accountant